Business Case remote auditing chez Agristo
Agristo B.V. est l’un des gros clients de l’industrie alimentaire où Vinçotte se rend régulièrement pour effectuer des audits. Le producteur de produits surgelés de la pomme de terre a tout de suite accepté de parler des audits à distance. Joke Anseeuw, le directeur du Groupe Qualité, et René Roefs, le directeur Qualité du site à Tilburg, ont fait l’éloge de la coopération avec Vinçotte.
Audit à distance
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"Pour effectuer un audit à distance, il faut une connexion internet fixe et un casque pour réduire les bruits ambiants", René Roefs commence l’entretien en me pointant du doigt lorsqu’il remarque que 'mon' Webex ne fonctionne pas tout-à-fait correctement. "Ceci pour montrer que, techniquement, tout doit être parfait pour bien réaliser un audit."
"Lorsque nous sommes tombés dans la crise du coronavirus et que le confinement a débuté, nous étions en plein dans notre période d’audit inopiné de quatre mois. Nous avons cru que cela allait tomber à l’eau. Nous avons rapidement contacté Vinçotte."
Joke: "Au départ, le but était d’effectuer l’audit à distance dans l’usine même, comme prévu. Pour ce faire, nous avions testé sur les lieux des casques pour visiteurs. BRC nous a rappelé en nous disant que c’était interdit. Et dès que les frontières ont été fermées, nous rendre à l’étranger est devenu carrément impossible."
René: "Au début, tout était permis, ensuite, plus rien. En fin de compte, nous avons trouvé un compromis. À part cela, nous nous demandions comment l’entreprise allait s’en sortir. Un audit ne représente qu’une petite partie du défi. C’était une période éprouvante."
Joke: "Nous étions partants pour effectuer les audits à distance. Concernant l’entreprise, il lui suffisait de donner le signal de ne rien avoir à cacher. Nous essayons d’éviter des visiteurs sur nos sites. Mais nous pensons qu’il est important que les audits aient encore lieu. Nous savons très bien qu’après cette crise, il y aura des mois chargés et nous n’aurons pas beaucoup de temps pour y ajouter des audits postposés."
René: "Nous ne connaissions pas les audits à distance. Mais nous avions un avantage : Agristo, avec trois sites en Belgique et un site aux Pays-Bas, s’était sérieusement équipé en systèmes. Dans toutes les salles de conférence, il y avait des écrans TV, des caméras, … Tout venait d’être testé. De plus, j’avais déjà planifié une visite de clients du Royaume-Uni et d’une équipe de qualité technique de Belgique.
Avant l’audit de FSSC, nous les avons reçus par le biais d’une visioconférence. C’était ma première expérience avec des personnes qui étaient chez elles et non en train de déambuler sur le site d’Agristo. Tout s’est déroulé sans problème. C’est ainsi que j’ai constaté que notre système était au point. Agristo est prêt pour l’innovation et les nouveautés. Nous sommes sur la même longueur d’onde que Vinçotte. Il faut bien que quelqu’un se lance, sinon l’autre partie ne pourra pas profiter de ces expériences. Tout s’est bien déroulé aussi sur place. Déjà à ce moment-là, beaucoup de choses étaient numérisées. Nos quatre sites ont souvent les mêmes clients et les mêmes fournisseurs. Et il est impossible de conserver tous les documents sur tous les sites. Agristo a sciemment choisi un intranet sérieux."
Joke: "Il est primordial que beaucoup de documents soient disponibles en ligne. C’est l’ une des conditions pour bien réaliser un audit à distance. À cause du coronavirus, toutes les entreprises se retrouvent dans la même situation. Vis-à-vis des clients, Agristo leur a immédiatement fait savoir que nous resterions opérationnels. De cette manière, nous leur avons inspiré confiance. Sachez que, chaque année, le nombre d’audits de clients ne fait qu’augmenter. Si nécessaire, nous pouvons réaliser ces audits à distance. En ce qui concerne le futur, nous sommes maintenant mieux armés."
René: "À cause du coronavirus, nous réfléchissons davantage en tant qu’entreprise. De nombreuses choses ne nécessitent pas un de déplacement sur site. Le télétravail, par exemple, solutionne les encombrements routiers et améliore l’environnement. Aux Pays-Bas, la crise du coronavirus a amélioré le problème de CO2. Vu que nous sommes une entreprise de pointe, il y a eu beaucoup d’incertitude au début sur la mise en place des audits à distance. Par exemple, j’ai mis trois journées à remplir une checklist de 126 pages. Il y a eu beaucoup de préparatifs. Et une vidéoconférence Webex de cinq heures est longue et épuisante.
Il faut rester concentrés en permanence et bien écouter. À la fin de la journée, vous avez la grosse tête ! Mais grâce au télétravail, on peut mieux organiser son temps ."
Joke et René: "L’idéal, à l’avenir, serait de combiner des inspections sur place et à distance. À ce niveau, nous sommes ouverts à toutes les possibilités techniques. Chaque jour, des nouveautés apparaissent. Notre transparence et notre ouverture envers Vinçotte est un autre atout. Ensemble, nous avons trouvé des solutions concrètes. Je pense que nous devrons continuer à faire les audits à distance. Il n’est pas possible d’interviewer une personne avec un masque buccal et dans une autre langue, tout en gardant une distance d’un mètre cinquante. Je pense que c’est un travail fastidieux. Je suis curieux de voir comment nous allons affronter l’avenir."
Remote audit - audit à distance
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Contactez nousAvec nos remerciements à Agristo pour l'interview parue précédemment sur l'intranet de Vinçotte et les photos
