Business case remote auditing chez Enviro
Johan Lambeets, le directeur d’Enviro Engineering d’Alken est l’une des premières personnes avec laquelle nous avons réalisé un audit à distance, combiné à une brève visite sur place.
Qui est ENVIRO ENGINEERING ? #
La sprl Enviro Engineering a été fondée en 1991 par Johan Lambeets et Guy Marckelbach. Enviro est un bureau d'ingénierie avec des coordinateurs environnementaux, des experts en énergie et des conseillers en prévention, spécialisés dans le soutien juridique, technique et administratif aux entreprises dans les domaines:
- environnement : permis - conditions - audits - systèmes de gestion de l'environnement (ISO) - études sur les eaux de pluie
- énergie : audits - rapports - plan énergétique
- prévention : plan de prévention global - plan d'action annuel - plans d'intervention et d'urgence - analyse des risques
- subventions : critère écologique pour les investissements - augmentation de la déduction pour investissement - ...
Le départ #
Avant l’apparition du Covid-19 il n'y avait pas des audits à distance . Cela ne se faisait pas dans notre service. Lorsque nous avons entendu parler du confinement, nous avons rapidement réagi. Les inspections annuelles obligatoires devaient avoir lieu malgré tout. Car au début, aucun ajournement n’avait été prévu par les autorités. Alors que maintenant c’est bien le cas..
Johan: “ La seule chose qui se soit produite, ce sont des demandes de documents par courriel ou par téléphone pour préparer un audit. Il n’a jamais été question de réunions via Microsoft Teams ou autre. ”
Chez Vinçotte nous avons directement reçu le soutien total de la direction. Nous avons pu commencer avec les audits à distance endéans la semaine.
Johan: “Peu de temps après le confinement, Vinçotte et moi avons réfléchi à la manière de pouvoir continuer à réaliser les audits. Sinon, il fallait les postposer, et de ce fait, à la fin de l’année, les auditeurs et coordinateurs de l’environnement risqueraient de manquer de temps. Vinçotte et moi-même sommes vite tombés d’accord pour réaliser virtuellement à distance la partie administrative. Nous n’avons pas joué « cavalier seul » et nous avons directement reçu l’accord de Febelauto et OVAM, l'Agence publique des déchets en Flandre.”
La majorité de nos contacts a directement adopté cette idée. Impressionnant, pas vrai ? De plusieures centres ont été audités de cette nouvelle façon. Johan a préalablement rempli notre questionnaire et nous l’a fait parvenir ; après cela, nous avons réalisé un audit à distance via Teams. Ensuite, nous avons passé une petite heure sur place, avec une distanciation de sécurité et des masques buccaux. Tout s’est bien déroulé. En plus des centres de dépollution, nous avons également contrôlé un grand nombre d’entreprises de carrosserie à distance. En premier lieu, les entreprises que nous connaissons bien, vu nos audits annuels précédents."
Les experiences avec l'audit à distance #
Johan: “ Les dirigeants d’entreprise sont indéniablement favorables à l’audit à distance. Ils ne sont plus obligés de chercher des tas de documents lors d’un audit. Nous les déchargeons aussi un peu du temps qu’ils doivent y consacrer. Personnellement, je ne connais qu’un seul dirigeant d’entreprise ayant répondu « Non, cela ne va pas. Même en respectant la distanciation sociale et le reste. » Tous les autres audits ont eu lieu de cette façon. Nous travaillons avec une checklist et les documents nécessaires sont donnés à chacun à l’avance. Ensuite, nous fixons une date pour vérifier en ligne le volet administratif. Après cela suivra une petite visite de l’atelier de l’entreprise et nous n’avons plus besoin d’être présents au bureau. ”
Johan: “ Comme nos collègues, nous avons dû trouver le meilleur support. Le plus important était d’être tous contents d’avoir fait ce choix. ”
Les plus grands obstacles etaient certaines personnes qui n’avaient pas l’habitude d’utiliser Skype, Teams, de numériser des documents, etc. Mais elles étaient peu nombreuses et tout s’est bien déroulé.
Johan: “ Je pense qu’il n’y a pas de vrais inconvénients. Ce n’est qu’au niveau du planning, qu’il faut prévoir plus de temps à l’agenda. "
Y aura-t-il plus d’audits à distance à l’avenir ? #
Notre estimation est que les audits à distance vont certainement se développer pendant la crise du coronavirus et auront probablement aussi une place permanente après cette crise. Les audits à distance présentent de nombreux avantages, tant pour Vinçotte que pour le client: il est possible d’éviter en partie les embouteillages, le client lui-même devra prévoir moins de temps pour un audit, à terme, vu qu’un audit sur place prendra moins de temps, nous pourrons visiter plus de clients de la même région.
Johan: “ Il est à espérer que nous pourrons continuer à réaliser des audits de cette façon plus efficace. Nous ne devrons plus passer autant de temps à nous déplacer au loin pour nous réunir, par exemple. Cependant, nous devrons continuer à nous voir parce que le côté informel est tout aussi important. "
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