Crise COVID19 - UPDATE FOOD 25.03

AFSCA – Système d’auto-contrôle (statut 23 mars)

• Les audits peuvent être retardés pendant la période des mesures imposées par le gouvernement sans impact sur le bonus de l'entreprise. Cette période s’étend du 13 mars 2020 à une date X qui sera définie en fonction des mesures prises par le gouvernement. Celle-ci prendra en compte une phase de transition.

• Dès que les mesures sont levées et que les audits sont à nouveau possibles, l’OCI et l'exploitant doivent se contacter directement et dans un délai de quelques jours afin de planifier l’audit de renouvellement aussi rapidement que possible. Cette communication entre l’OCI et l'exploitant doit être documentée.

• Toute l’information est disponible sur ce lien.

GRMS (statut 18 mars)

• En ce qui concerne le GRMS, la période de certification peut être prolongée de 6 mois (au maximum).

• Cette prolongation est possible si les résultats d’une évaluation par Vinçotte prouve qu’un audit sur site est temporairement impossible.

• Les résultats de cette évaluation doivent être soumis et confirmés par la DAFC (Danish Agri&Food Council) qui accepte ou non la prolongation.

Febev / Certus (statut 20 mars)

Les certificats Febev et Certus sont temporairement prolongés jusqu’au 31/05. Ensuite un nouvel audit doit avoir lieu.

Schéma BRCGS (statut 23 mars) valable pour tous les standards BRC (modules volontaires/ASDA inclus)

Procédure de report d’un audit sur site

Quels sont les différents scénarios possibles autorisés actuellement par BRCGS ? :

1. Site opérationnel mais situé dans une zone avec interdiction de voyage imposée par les autorités; ou la politique de l’entreprise n’autorise pas l’accès aux visiteurs: un audit Vinçotte ISACert à distance est effectué et un nouveau certificat est établi si l’audit est réussi.
2. Site opérationnel et situé dans une zone avec interdiction de voyage par les autorités, mais l’entreprise refuse l’audit à distance: le certificat Vinçotte ISACert en cours expire si aucun audit sur site n’a lieu avec succès avant la due date de l’audit telle que mentionnée sur le certificat. Possibilité de non-conformité majeure lors du prochain audit pour audit après la date d’échéance.
3. Site non opérationnel: l’audit ne peut pas avoir lieu, doit être effectué dès que le site est de nouveau opérationnel. Le certificat expire.
4. Le site refuse l’accès à l’auditeur, sans motif légitime: l’audit n’a pas lieu, la non-conformité majeure pour audit après la date d’échéance est notée lors du prochain audit.
5. Vinçotte ISACert ne peut pas fournir d’auditeur: nous conseillons au site de s'adresser à autre OCI.Nous pouvons faire une demande de concession afin que le site ne subisse pas les conséquences d’un audit tardif.
6. Vinçotte ISACert doit déplacer l’audit planifié pour cause d’interdiction de voyager pour les auditeurs: on peut faire une demande de concession afin que le site ne subisse pas les conséquences d’un audit au-delà de la date d’échéance.
7. Le site n’est toujours pas accessible 6 mois après l’audit à distance: un deuxième audit à distance peut éventuellement avoir lieu. Maximum deux audits à distance peuvent être réalisés l’un après l’autre.
8. Le site était inscrit au programme d’audit non annoncé: le certificat émis sur la base d’un audit à distance mentionnera le même grade et le même programme d’audit (annoncé/non annoncé) que le certificat précédent. Les audits non annoncés ne peuvent plus être réalisés (au moins pendant une période de 4 mois). Les sociétés seront contactées pour leur proposer:

• l’option à distance et la prolongation de leur certificat non annoncé
• l’audit annoncé sur site avec certificat annoncé

Audit à distance

Les audits à distance ne peuvent être réalisés que dans les entreprises qui ont déjà un certificat BRCGS. Seul Vinçotte ISACert peut effectuer un audit à distance d’un site où Vinçotte ISACert a réalisé le dernier audit. Les audits initiaux ne peuvent pas se faire à distance. L’objectif doit être de réaliser l’audit à distance dans les 28 jours après la due date du certificat en cours. Au minimum l’analyse de risques pour évaluer si un audit à distance peut être executé doit être terminée dans les 28 jours après la due date. Le certificat Vinçotte ISACert en cours peut être prolongé de 12 mois (grade A, B) ou 6 mois (grade C, D) si le processus suivant se déroule avec succès :

• Vinçotte ISACert procède à une détermination du risque pour évaluer si une prolongation du certificat en cours est justifiée.
• Les facteurs à cet égard sont l’historique des NCs, l’historique d’audit et les possibilités concrètes de participer à un audit à distance.
• Vinçotte ISACert fournit au site une “Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’audit à distance. Téléchargez le formulaire ici.
• Le site renvoie les résultats dans un délai maximum de 7 jours.
• Un rendez-vous est ensuite pris pour un audit à distance au cours duquel l’auditeur Vinçotte ISACert évaluera de manière approfondie les résultats de l’audit interne, y compris des vérifications éventuelles de flux vidéo.
• Les non-conformités constatées lors de l’audit à distance sont résolues selon la procédure normale, mais n’ont pas d’impact sur le grade du certificat Vinçotte ISACert en cours (sauf en cas de constatations de non-conformités majeures multiples et/ou critiques)
• Si Vinçotte ISACert conclut que le site satisfait aux exigences, un nouveau certificat est établi. Le grade de ce nouveau certificat est le même que celui du certificat précédent.
• Lors d’un audit précédent non annoncé: nouveau certificat avec mention "non annoncé “.
• La date d’échéance du nouveau certificat Vinçotte ISACert est calculée selon les mêmes règles qu’un audit sur place. Le certificat mentionnera que l’audit a été effectué à distance.
• Dès que le site est de nouveau accessible, un audit sur site a lieu. Cela doit se faire au plus tard 6 mois après l’audit à distance. Pour les entreprises inscrites au programme d’audit non annoncé, cet audit aura lieu sans être annoncé.

Quid de la prolongation du certificat ?

La prolongation du certificat Vinçotte ISACert n’est possible qu’après un audit à distance réussi.

Schéma FSSC 22000 (statut 21 mars)
Audit à distance

Les audits à distance ne peuvent être réalisés que dans les entreprises qui ont déjà un certificat FSSC ou l’audit phase I de l’audit initial. Seul Vinçotte ISACert peut effectuer un audit à distance d’un site où Vinçotte ISACert a réalisé le dernier audit.
• Vinçotte ISACert procède à une détermination du risque pour évaluer si une prolongation du certificat en cours est justifiée.
• Les facteurs à cet égard sont l’historique des NCs, l’historique d’audit et les possibilités concrètes de participer à un audit à distance.
• Vinçotte ISACert fournit au site un" Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’audit à distance. Téléchargez le formulaire ici.
• Le site renvoie les résultats dans un délai maximum de 7 jours.
• Un rendez-vous est ensuite pris pour un audit à distance au cours duquel l’auditeur Vinçotte ISACert évaluera de manière approfondie les résultats de l’audit interne, y compris des vérifications éventuelles de flux vidéo.
• Les non-conformités constatées lors de l’audit à distance sont résolues selon la procédure normale, mais n’ont pas d’impact sur le grade du certificat Vinçotte ISACert en cours (sauf en cas de constatations de non-conformités majeures multiples et/ou critiques)
• Dès que le site est de nouveau accessible, un audit sur site aura lieu. Cela doit se faire au plus tard 6 mois après l’audit à distance. Pour les entreprises inscrites au programme d’audit non annoncé, cet audit aura lieu sans être annoncé.

Quid de la prolongation du certificat ?

La prolongation du certificat Vinçotte ISACert n’est possible qu’après un audit à distance réussi.

Procédure de report d’un audit sur site

• Le stage 1 de l’audit initial peut être effectué à distance. Le stage 2 sur site doit avoir lieu dans les 6 mois.

• Un audit de surveillance peut être reporté de maximum 6 mois (mais au maximum dans l’année calendrier), cela n'a aucune conséquence pour le certificat Vinçotte ISACert en cours, mais une évaluation du risque doit être réalisée comprenant l’option d’exécuter un audit à distance, suivi d’un audit sur site dans une période de 6 mois. L’audit de surveillance se compose alors tant de l’audit à distance que de l’audit sur site. Vinçotte ISACert fournit au site une “Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’évaluation du risque et l’éventuel audit à distance. Téléchargez le formulaire ici.

• Le site renvoie les résultats dans un délai maximum de 7 jours.

• Un audit de recertification ne peut être prolongé de 6 mois qu’après un audit à distance réussi. Un audit de recertification « normal » suivra dans les 6 mois.

Schéma IFS valable pour tous les standards IFS (IFS Global Markets inclus)

Procédure de report d’un audit sur site

• IFS n’impose pas de sanctions en cas de délai d’audit expiré.
• Le certificat en cours expire, mais aucune non-conformité n’est notée pour l’audit suivant.
• Un nouvel audit réussi débouche sur un nouveau certificat.
• La date d'expiration de ce nouveau certificat est calculée à la date du nouvel audit et ne tient pas compte de la date d'expiration du certificat expiré.

Exécution « à distance » de l’audit (= audit à distance)

• Si un audit planifié ne peut avoir lieu à temps en raison d’une interdiction de voyage liée au coronavirus, le certificat en cours expirera.
• Les audits à distance ne sont pour le moment pas autorisés par IFS.

Quid de la prolongation du certificat ?

• Une prolongation du certificat IFS sans audit n’est pas possible.
• Vinçotte ISACert doit enregistrer dans la base de données IFS toute entreprise certifiée en Belgique et aux Pays-Bas où l’audit n’a pas pu avoir lieu en raison du coronavirus, ainsi que la justification. Vinçotte ISACert fournit au site une “Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’évaluation de celle-ci. Téléchargez le formulaire ici.

• Le site renvoie les résultats dans un délai maximum de 7 jours.
• Dès que cette annotation est ajoutée à la base de données IFS, une notification est envoyée à tous les utilisateurs ayant cette entreprise dans leurs favoris.
• Les certificats IFS arrivés à expiration resteront également visibles pendant douze mois dans la base de données IFS.