Business Case remote auditing bij Agristo
Eén van de grote klanten in de voedingsindustrie waar Vinçotte regelmatig gaat auditen is Agristo B.V. De producent van diepgevroren aardappelproducten was meteen te vinden voor remote auditing. Group Quality Manager Joke Anseeuw en René Roefs, de Quality Manager van de site in Tilburg, zijn vol lof over de samenwerking met Vinçotte.
Remote Auditing in de praktijk
#
"Een vaste internetverbinding en een headset, om omgevingsgeluiden te temperen, zijn belangrijke tools om remote te auditen", opent René Roefs het gesprek. "Dit om te illustreren dat technisch alles best top is om efficiënt te auditen. "Toen we in coronacrisis terechtkwamen en alles down ging, zaten we middenin onze onaangekondigde auditperiode van vier maanden. We hadden snel in de gaten dat dit niet ging lukken. Toen hebben we snel contact opgenomen met Vinçotte. Het balletje is gaan rollen. In eerste instantie was het voor iedereen onduidelijk wat wel en niet kon."
Joke Anseeuw: "Initieel was het bedoeling dat de audit remote ging doorgaan zoals gepland in de fabriek zelf. In functie hiervan hadden we headsets voor bezoekers getest op de site. Tot BRC ons terugfloot en zei dat het niet mocht. En eenmaal de grenzen dichtgingen, was er van bezoek uit het buitenland helemaal geen sprake meer."
Joke: "We waren meteen te vinden voor remote auditing. Als bedrijf geef je zo mee het signaal dat je niets te verbergen hebt. Op onze sites proberen we in deze tijden bezoekers te vermijden. Maar we vinden het belangrijk dat de audits blijven plaatsvinden. We weten dat er meteen na deze crisis drukke maanden aankomen en het een uitdaging wordt om er de uitgestelde audits bij te nemen."
René: "Remote auditing kenden we niet. We hadden één voordeel: Agristo, met drie sites in België en één in Nederland, heeft de voorbije jaren sterk geïnvesteerd in systemen. In alle meetingrooms hangen tv-schermen, zijn er camera's, ... Die waren allemaal reeds getest. Daarnaast had ik al een bezoek gepland met UK-klanten en een technisch kwaliteitsteam uit België.
Die hebben we, nog voor de audit van FSSC, eveneens vanop een afstand laten doorgaan via een conference meeting. Het was mijn eerste ervaring met vergaderen met mensen die thuis zijn en niet op de Agristo site vertoeven. Alles is vlekkeloos verlopen. Ik wist toen al dat ons systeem het aan zou kunnen. Agristo staat open voor innovatie en nieuwe dingen. Iemand moet dit doen, want anders kan de andere partij ook niet leren uit die ervaringen. We zitten op dezelfde golflengte als Vinçotte. Ook on site ging alles hier vlot. Toen al gebeurden vele dingen digitaal. Onze vier sites hebben veel dezelfde klanten en leveranciers. En je kunt niet alle documenten op alle sites bewaren. Agristo heeft bewust gekozen voor een sterk intranet."
Joke: "Het is essentieel dat vele documenten online beschikbaar zijn. Dit is een van de voorwaarden om goed vanop een afstand te kunnen auditen. Op papier zou alles veel minder snel verlopen. Dan moet je beginnen scannen en zo, wat niet werkbaar is. Wel is het zo dat door corona alle bedrijven in hetzelfde schuitje zitten. We moeten er met z'n allen door. Naar de klanten toe wilde Agristo meteen duidelijk maken dat we operationeel gingen blijven. Op die manier straalden we vertrouwen uit. Weet dat we jaarlijks meerdere klantenaudits hebben. Die kunnen we nu eveneens remote uitvoeren indien nodig. We zijn nu toekomstgericht beter gewapend."
René: "Door corona zijn we meer gaan nadenken als bedrijf. Zo zijn er veel dingen waarvoor je je niet per se hoeft te verplaatsen naar het bedrijf. Thuiswerken past bijvoorbeeld in het oplossen van files en een beter milieu. Het CO2-probleem in Nederland was meteen even van de baan toen corona uitbrak. Omdat we een pilootbedrijf waren, was er in het begin veel onduidelijkheid over de vorm van hoe we moesten auditen vanop een afstand. Er kwam veel voorbereiding bij kijken. En een meeting via Webex van vijf uur is best lang en vermoeiend.
Je moet continu geconcentreerd zijn en goed luisteren. Op het einde van de dag heb je een vol hoofd. Het grootste voordeel is dat je je tijd een stuk efficiënter kunt invullen."
Joke en René: "In de toekomst zou een combinatie van on site-inspectie en remote ideaal zijn. We staan op dat vlak open voor alle technische mogelijkheden. Er komen er elke dag nieuwe bij. Een ander pluspunt is de open houding die we hadden met Vinçotte. We zijn samen tot concrete oplossingen gekomen. Ik denk dat we er niet onderuit zullen kunnen om te blijven auditen vanop afstand. Op anderhalve meter kan je geen mensen interviewen met mondkapjes en in een andere taal. Dat is lastig werken, denk ik. Ik ben benieuwd hoe we het toekomstgericht zullen aanpakken."
Remote audit - audit vanop afstand
Audit nodig die door corona (nog) niet kan gebeuren? Vinçotte zoekt samen met u naar een oplossing zoals remote auditing.
Contacteer onsMet dank aan Agristo voor het interview dat eerder verscheen op Vinçotte intranet en de foto's
