Business case remote auditing bij Enviro

Johan: “Het enige wat vroeger gebeurde, was dat er via mail of telefonisch documenten werden aangevraagd als voorbereiding van een audit. Van meetings via Teams of Zoom was geen sprake.”

Binnen Vinçotte zagen we al vrij snel in dat audits vanop afstand een oplossing waren. Binnen de week zijn we kunnen starten.

Johan: “Iets na de lockdown zijn Vinçotte en ik gaan bekijken hoe we konden blijven audits uitvoeren. Anders gingen die naar achter geduwd worden, waardoor op het einde van het jaar de auditoren en milieucoördinatoren in tijdsnood dreigden te komen. Vinçotte en Enviro kwamen vrij snel overeen om het administratieve deel virtueel te doen vanop een afstand. We speelden daarbij niet ‘cavalier seul’ en kregen onmiddellijk het akkoord van Febelauto en OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij).”

Het gros van onze contacten was meteen te vinden voor dit idee. Tot op heden zijn er al meerdere depollutie centra geauditeerd met Johan Lambeets op deze nieuwe manier. Johan heeft vooraf onze vragenlijst ingevuld en deze ons bezorgd, waarna we een audit op afstand via Microsoft Teams hebben uitgevoerd. Nadien zijn we een uurtje ter plaatse geweest op de site, op veilige afstand en met mondmaskers. Alles is vlot verlopen. Naast de depollutiecentra hebben we ondertussen ook al vele carrosseriebedrijven vanop afstand geauditeerd.

Ervaring met remote auditing #

Johan: “De bedrijfsleiders zijn ontegensprekelijk te vinden voor remote auditing. Zij hoeven niet langer tijdens een audit in allerijl papieren te zoeken. Wij nemen een deel weg van de tijd die zij er moeten insteken. Ik persoonlijk ken trouwens maar één bedrijfsleider die zei, neen het gaat niet. Zelfs niet met het respecteren van social distancing en zo. Al de andere audits hebben op die manier plaatsgevonden. We werken met een checklist en bezorgen elkaar vooraf de nodige documenten. Dan prikken we een datum om het administratieve luik online te auditeren. Tenslotte volgt er een korte rondgang op de werkvloer van het bedrijf en hoeven we niet meer op kantoor te zijn.”

Johan: “We hebben net als de collega’s het beste medium moeten zoeken. Het belangrijkste was dat we ons allemaal goed voelden bij de keuze.”

De grootste hinderpalen waren mensen die niet zo vertrouwd zijn met Skype, Teams, documenten scannen,... maar uiteindelijk waren het er weinig en ging het allemaal vrij vlot.

Johan: ““Echte nadelen zijn er niet, vind ik. Enkel op het vlak van planning moeten er meer momenten in de agenda ingepast worden.”

Is remote auditing een tijdelijk fenomeen? #

Onze inschatting bij Vinçotte is dat remote audits tijdens de corona crisis zeker nog gaan groeien en waarschijnlijk ook na de crisis een vaste plaats krijgen. Remote audits bieden heel wat voordelen zowel voor Vinçotte als voor de klant: files worden vermeden, een klant moet minder tijd voorzien voor de audit ter plaatse en doordat een audit ter plaatse minder lang duurt, kunnen er meer klanten in eenzelfde regio bezocht worden.

Johan: “Hopelijk kunnen we op dezelfde meer efficiënte manier blijven auditeren. We hoeven bijvoorbeeld met z’n allen minder tijd te spenderen aan verre verplaatsingen om te vergaderen. Wél moeten we elkaar nog blijven zien, want het informele deel is eveneens belangrijk.”