Privacybeleid

BELEID INZAKE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS BINNEN DE ORGANISATIE VAN VINÇOTTE

Vinçotte is zich ervan bewust dat de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van Vinçotte’s klanten, leveranciers en van de bezoekers van de website van Vinçotte, Vinçotte Academy en Vinçotte Jobs (respectievelijk www.vincotte.be, www.vincotte-academy.be en www.vincotte-jobs.be) belangrijk zijn. Aan de hand van dit beleid wenst Vinçotte u de volgende informatie te verstrekken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens bij een bezoek aan deze websites of binnen de organisatie van Vinçotte.

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De groep Vinçotte bestaat uit verschillende ondernemingen die een gezamenlijke algemene website (www.vincotte.be), een specifieke website voor Vinçotte Academy (www.vincotte-academy.be) en een specifieke website voor Vinçotte Jobs (www.vincotte-jobs.be) hebben.

De volgende operationele ondernemingen behoren tot de groep Vinçotte:

De zetel van voornoemde ondernemingen is gelegen te België, 1800 Vilvoorde, Jan Olieslagerslaan 35.

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de General Data Protection Regulation (“GDPR”), in het Nederlands gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming “AVG”, is in principe Vinçotte International NV tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. Indien u vragen hebt over aspecten inzake bescherming van persoonsgegevens, dan kan u Vinçotte bereiken via e-mail op het adres gdpr@vincotte.be.

Voor algemene vragen aan de contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke vult u het meest geschikte contact formulier in dat u hier vindt: vincotte.be/contact

Verwerking van persoonsgegevens bij een bezoek aan de website van Vinçotte

Louter bij een bezoek aan de website van Vinçotte worden, buiten door middel van cookies, geen persoonsgegevens over u verzameld. Voor meer informatie over de gebruikte cookies op die website verwijst Vinçotte u graag naar haar cookiebeleid.

Indien u echter gebruik wenst te maken van een online dienst van Vinçotte, zal Vinçotte in de meeste gevallen genoodzaakt zijn om bepaalde persoonsgegevens van u te vragen en deze te verwerken zoals hierna toegelicht.

Via de algmene website van Vinçotte kan u gebruik maken van de volgende diensten:

• De nieuwsbrief, waarbij u naar eigen keuze kan inschrijven voor de volgende diensten: een e-zine (overzicht nieuwsbrief op basis van uw interesses), NewsFlash (meteen het laatste nieuws in uw inbox op basis van uw interesse), uitnodigingen, wensen, wetgeving wijzigingen, MyVinçotte movies, Industry Day Presentations, Vinçotte Action Plan, Vinçotte Academy en Vinçotte Innovation.

• MyVinçotte (klantenportaal) door middel van een eigen login voor het deel van de website dat voorbehouden is voor klanten;
• Het aanvragen van een offerte
• Het maken of verplaatsen van een afspraak
• Contacteren van de klantendienst
• Het geven van een compliment of het melden van een klacht
• Solliciteren (doorverwijzing naar de website van Vinçotte Jobs)
• Andere vragen

De website van Vinçotte Academy biedt u de mogelijkheid om:

• in te schrijven voor een opleiding;
• via het contactformulier een vraag te stellen over een opleiding;
• via datzelfde contactformulier aan te geven dat u ingeschreven wilt worden op de nieuwsbrief van Vinçotte en/ of te worden opgebeld.

De website van Vinçotte Jobs geeft u de mogelijkheid om:

• te solliciteren (spontaan of op een vacature). Hiervoor wordt verwezen naar het specifieke beleid inzake bescherming van persoonsgegevens in het kader van een mogelijke arbeidsrelatie dat verschijnt bij de online sollicitatie en dat ook onderaan te vinden is op de website.
• Contact op te nemen voor een algemene vraag. Hiervoor wordt verwezen naar dit algemene beleid.

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens die Vinçotte ontvangen heeft via de website van Vinçotte, Vinçotte Academy of Vinçotte Jobs is afhankelijk van de dienst en kan onder meer het volgende zijn: reageren op het verzoek van de verzender/ aanvrager, direct marketing, toezenden van nieuwsbrieven, toezenden van e-mailnotificaties, ...

Betreffende de rechtsgrond van deze soort verwerking wordt verwezen naar hetgeen toegelicht is onder het hoofdstuk “Verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie van Vinçotte”. In principe zal de rechtsgrond de toestemming van de betrokkene zijn, aangezien de betrokkene zelf zijn persoonsgegevens gedeeld zal hebben voor het bepaalde doeleinde.

De duurtijd van de verwerking van persoonsgegevens van websitebezoekers is de volgende, hierna toegelicht per dienst:

• Voor de nieuwsbrief, en de daarbij gemaakte keuzes door de aanvrager: zolang geen verzoek tot uitschrijven is gebeurd door de betrokkene en tevens bevestigd door Vinçotte
• MyVinçotte (klantenportaal): duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
• Het aanvragen van een offerte: zolang nodig in functie van dit doeleinde van de verwerking + wettelijke bewaartermijn
• Het maken of verplaatsen van een afspraak of het inschrijven voor een opleiding: duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
• Contacteren van de klantendienst: zolang nodig in functie van dat doeleinde van de verwerking
• Het geven van een compliment of het melden van een klacht: zolang nodig in functie van dat doeleinde van de verwerking
• Solliciteren: zie het specifieke beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte
• Andere vragen via een contactformulier: zolang nodig in functie van het doeleinde van de verwerking

De verwerkte persoonsgegevens van de websitebezoekers kunnen allerlei zijn, hierna toegelicht per dienst:

• De nieuwsbrief en de daarbij gemaakte keuzes door de aanvrager: e-mailadres, naam en voornaam, taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacy beleid waarmee akkoord is gegaan. Merk op dat enkel het e-mailadres, de naam en voornaam, het bedrijf en de datum van inschrijving beschouwd worden als persoonsgegevens.
• MyVinçotte: zie verderop onder “Klantengegevens”
• Het maken of verplaatsen van een afspraak of het inschrijven voor een opleiding: zie verderop onder “Klantengegevens”
• Contacteren van de klantendienst: zie verderop onder “Klantengegevens”
• Het geven van een compliment: e-mailadres, naam, taal, bedrijf en functie
• Het melden van een klacht: naam en voornaam, adres, e-mail, telefoonnummer, bedrijf, sector, klantnummer, BTW-nummer en verslagnummer
• Solliciteren: zie beleid bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte
• Andere vragen via een contactformulier: (indien gevraagd) naam en voornaam, e-mail, postcode, bedrijf en gsm-nummer

Indien Vinçotte persoonsgegevens verzamelt via één van haar websites zal Vinçotte de nodige beveiligingsmaatregelen nemen teneinde de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. De persoonsgegevens worden op een need-to-know basis verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie van Vinçotte

Vinçotte verwerkt binnen haar organisatie persoonsgegevens van verschillende categorieën van personen zoals klanten, leveranciers, sollicitanten, personeel en andere derden. In wat hierna volgt, wordt getracht een duidelijk onderscheid te maken naargelang de categorie van personen.

Doel van de verwerking:

• Klantengegevens: leveren van Vinçotte’s diensten, uitoefenen van de activiteiten, boekhouding, marketing, toezenden van nieuwsbrieven, toezenden van e-mailnotificaties, klantenbeheer, klantendienst, klantenbeheer via klantenportaal (My Vinçotte), evenementenregistratie en uitvoeren van overeenkomsten met klanten.
• Leveranciersgegevens: aankoop goederen en diensten, leveranciersbeheer, boekhouding, marketing, uitvoeren van overeenkomsten met leveranciers.

• Beheer van persoonsgegevens van sollicitanten/ personeel: zie beleid bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte

• Gegevens van derden: reageren op een vraag via het contactformulier, prospectenbeheer, identificeren van potentiële leveranciers, marketing, public relations, …

Rechtsgrond van de verwerking:

Afhankelijk van het specifieke doeleinde van de verwerking worden de verzamelde persoonsgegevens van de betrokken persoon in principe verwerkt op basis van één van de volgende grondslagen:

• De betrokkene heeft zijn toestemming gegeven. Vinçotte zal de betrokkene minstens voorafgaandelijk informeren over het doeleinde waarvoor de toestemming wordt gevraagd, welke persoonsgegevens zullen worden verzameld voor de verwerking, het recht om de toestemming in te trekken en de doorgifte naar derde landen.
  De toestemming als rechtsgrond zal gelden in geval van het verzenden van nieuwsbrieven, direct marketing en e-mailnotificaties, solliciteren en het reageren op een vraag via het contactformulier.
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
  Deze grondslag zal gelden indien het gaat over het leveren van diensten, het aankopen van goederen of diensten, het uitoefenen van de activiteiten, de boekhouding en het klanten- en leveranciersbeheer.
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die is opgelegd aan de organisatie.
  Hierbij wordt onder meer verwezen naar het beleid bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte.
  
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Vinçotte als verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene betreffende de bescherming van zijn persoonsgegevens zwaarder wegen dan die belangen.

Uitzonderlijk kan ook een volgende grondslag van toepassing zijn:

• De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de organisatie die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is opgedragen

Vinçotte verzekert dat zij zich steeds beroept op een juridische grondslag wanneer zij persoonsgegevens verwerkt voor een bepaald doeleinde. Indien u vragen hebt over de toepasselijke juridische grondslag, kan u steeds contact opnemen via e-mail gericht aan gdpr@vincotte.be.

Duur van de verwerking:

Persoonsgegevens worden door Vinçotte verwerkt en bewaard voor de periode die noodzakelijk is in functie van de finaliteit en de aard van de relatie tussen Vinçotte en uzelf. Veelal worden gegevens bewaard voor de duurtijd van de overeenkomst, vermeerderd met de wettelijke bewaartermijn indien van toepassing (minstens vijf jaar voor klantengegevens en zeven jaar voor facturatiegegevens) en de duurtijd van een eventueel geschil.

Voor elke categorie van persoonsgegevens kan een algemeen onderscheid als volgt worden gemaakt:

• Klantengegevens: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
• Leveranciersgegevens: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn

• Beheer van persoonsgegevens van sollicitanten/ personeel: zie beleid bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte

• Gegevens van derden: Persoonsgegevens die niet gekoppeld zijn aan een contractuele relatie zullen na een periode van 18 maanden worden verwijderd indien er geen gerechtvaardigd belang meer is in hoofde van Vinçotte.

Soorten persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt:

• Klantengegevens: naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, BTW-nummer, rekeningnummer van de klant.
• Leveranciersgegevens: naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) faxnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, BTW/ondernemingsnummer, rekeningnummer van de leverancier.
• Beheer van persoonsgegevens van sollicitanten/ personeel: zie beleid bescherming van persoonsgegevens op de jobsite van Vinçotte
• Gegevens van derden (waar van toepassing): naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, geboortedatum, BTW-nummer.

(Categorieën van) Ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens

Met het oog op het vervullen van het doel is Vinçotte genoodzaakt uw persoonsgegevens intern te (laten) verwerken. In beginsel worden de persoonsgegevens enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan de ontvangers en zijn passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Intern worden uw persoonsgegevens enkel verwerkt door werknemers van Vinçotte die uw persoonsgegevens moeten verwerken op basis van de toepasselijke rechtsgrond (bijvoorbeeld uw contactpersoon, management, de dienst planning, de dienst boekhouding, de IT dienst, juridische dienst, …).

Ook extern kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld, , indien nodig en steeds op basis van een rechtsgrond in de zin van de GDPR, met verschillende externe ondernemingen die diensten leveren aan Vinçotte, zoals onder andere verzekeringsmaatschappijen, banken, medische/ technische/ juridische adviseurs en andere professionele adviseurs, alsook met entiteiten die deel uitmaken van de Kiwa/ SHV groep waarvan Vinçotte deel uitmaakt. Met alle personen/ entiteiten die in het kader van de gegevensbeschermingswetgeving als verwerkers kunnen worden aanzien, heeft Vinçotte een verwerkersovereenkomst gesloten, of de nodige contractuele waarborgen zijn overeengekomen teneinde te garanderen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd. Uw gegevens worden eveneens gedeeld met overheidsinstanties indien noodzakelijk.

Vinçotte geeft in principe persoonsgegevens niet door aan (organisaties in) derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Mocht dit alsnog noodzakelijk zijn, dan zal Vinçotte conform de AVG de gepaste beschermingsmaatregelen nemen met het oog op de bescherming van de persoonsgegevens.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt u:

• het recht om van Vinçotte de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. In het positieve geval kan u verzoeken uw persoonsgegevens in te zien.
• het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen wanneer u vaststelt dat Vinçotte over onjuiste of onvolledige persoonsgegevens beschikt.
• het recht Vinçotte te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de (gegevensbeschermings)wetgeving, buiten indien een wettelijke verplichting, het gerechtvaardigd belang of de uitvoering van de overeenkomst ons verhinderen deze gegevens te wissen.
• het recht Vinçotte te verzoeken om, in bepaalde door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, de verwerking te beperken.
• het recht om de persoonsgegevens die u aan Vinçotte heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm of deze door Vinçotte aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
• het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, bezwaar te maken tegen een verwerking.
• het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.
• het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan Vinçotte om uw gegevens te verwerken.

U kan uw rechten laten gelden door een e-mail te sturen naar gdpr@vincotte.be.

Indien u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit, zijnde de Gegevensbeschermingsautoriteit voor België, via de voorziene contactmogelijkheden (zie website van de Gegevensbeschermingsautoriteit).

Protocolakkoord voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen Vinçotte NV (Controlatom) en het FANC

Vinçotte NV en het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC) hebben een protocolakkoord voor gegevensuitwisseling tussen Vinçotte en het FANC ondertekend voor de specifieke activiteiten van Controlatom. Dit protocolakkoord is van toepassing op de toegang tot, de mededeling en de doorgifte van persoonsgegevens tussen Vinçotte (Controlatom) en het FANC in het kader van de activiteiten van Controlatom zoals specifiek beschreven in het protocolakkoord. In toepassing van artikel 20, §3 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens leeft Vinçotte door middel van deze mededeling haar verplichting tot openbaarmaking na.

Verklaring betreffende de verstrekte persoonsgegevens – wijzigingen aan het beleid

U verklaart dat alle door u verstrekte gegevens oprecht en juist zijn en dat Vinçotte niet aansprakelijk zal zijn voor enige schade die voortvloeit uit fouten in de door u verstrekte gegevens.

Vinçotte kan op elk moment, om verschillende redenen, verbeteringen, toevoegingen of wijzigingen aan dit beleid aanbrengen. De meest actuele versie is te allen tijde te raadplegen op de website. Vinçotte nodigt u uit om de wijzigingen regelmatig te controleren.

Door uw persoonsgegevens ter beschikking te stellen aan Vinçotte verklaart U dit beleid te hebben gelezen, begrepen en zich ermee akkoord te verklaren.

Wij danken U alvast voor uw interesse in de diensten van Vinçotte.

Laatste aanpassing: oktober 2024